Ansvar eller inte ansvar- det är egentligen ingen fråga

Allt oftare möts vi av svarta rubriker rörande effektiviteten i företag och organisationer, både statligt men även i det privata näringslivet. Personalen mår allt sämre och effektiviteten med leverans till slutkund brister kraftfullt. I en del fall är det stora ekonomiska belopp och materiella tillgångar som bara försvinner ut i tomma intet (Vattenfall i NUON affären, Ericssons partiella kräftgång, nya Karolinska etc).

I andra fall är det immateriella tillgångar som blir kraftigt åtgångna såsom förtroendekapital (den italienska kirurgen på Karolinska samt arbetsmiljöproblemen, Svenska Akademin etc).

När det gäller effektivitet är Polisen ett varnande exempel där antalet uppklarande brott minskar i en allt skrämmande högre takt.

Inom sjukvården mår den egna personalen allt sämre pga arbetsbelastningen och slutkunder, dvs patienter som får inte de behandlingar som de är i behov av.

Varför blir det så här?

I en myndighets fall finns det en rapport gällande effektivitet som har släppts och den gäller Migrationsverket. I den rapporten tas en rad missförhållanden upp, ända ut till enskild handläggare. Effektiviteten för enskild handläggare har på ca 20 år gått från att handlägga ca 3 ärenden i veckan, ned till ett ärende. Samtidigt har behovet av stödsamtal för handläggarna ökat drastiskt. Redan detta förhållande säger en hel del i mina ögon. Att detta skulle peka ut den enskilde handläggaren såsom en generationsfråga om inställning till arbete håller jag inte alls med om.

Min bedömning av detta är att det handlar om ansvarsfrågan inom organisationen. Att ansvaret kring beslut har förflyttats ut till enskild handläggare genom hela organisationen. Stödet från chefsnivåer finns eller uppfattas inte tydligt inom organisationen. Ett låt gå ledarskap som breder ut sig så att medarbetarna som befinner sig längst ut i organisationen sitter med hela ansvaret kring avgörandet i ett ärende. Och när de behöver stöd i beslut får de inte eller upplever inte att de får detta, ser sig inte sedda etc. Därav det ökade behovet av stödsamtal för medarbetarna – för att ”debriefa” sig efter tagna beslut och den utsatta situation man befinner sig i.

Man behöver som enskild individ få ”kräkas av sig”, annars är risken stor att dessa yttringar kommer ut på helt andra ställen och i inte allt för odelat positiva ordalag på tex internet eller i varianter av mindre trevliga ”skämt”. De källor jag har varit i kontakt med för att försöka klarlägga detta förhållande (främst andra handskällor, men ändock med hyggligt hög trovärdighet och sannolikhet) bekräftar detta genom den ökande upplevda bitterhet som finns med sin jobbsituation. Jag själv känner även igen detta från andra organisationer där hängivenheten för sitt jobb och organisation övergår till en förtärande upplevd bitterhet över att inte kunna påverka situationen och allt upplevs som att det blir bara till det sämre.

Är då en ny omorganisation svaret på frågan?

Jag vill hävda att organisationens struktur inte är en lösning på detta problem. ”Bara vi gör en omorganisation, så löser sig allt” – vi går från en hierarkisk organisation till en moduluppbyggd istället eller en rad andra lösningar. Oavsett hur organisationen är uppbyggd så kommer det till syvende och sist att handla om vem som har och tar ansvar.

Det du måste tänka på är – vilket ansvar har jag och vilket ansvar tar jag inom min organisation? Som chef ska du alltid ta mer ansvar än dina medansvariga är svaret på den frågan. Men det är också viktigt att du tydligt förmedlar detta för dina medansvariga, så att de inte lever i villfarelsen att det inte spelar någon roll vad de gör, för då är du inne på ett ”låt gå” ledarskap. Det upplevda ansvaret är viktigt att få med i en ”no blame” kultur, där målstyrning mot överenskomna och kommunicerade mål, är ett viktigt medel för att nå resultat för organisationen.

Skilj på ständiga förbättringar och ständiga förändringar – ständiga förändringar sker utanför organisationen/ flocken

Så börja odla ansvarskulturen där du står och finns – och du ska se att du kommer att skörda framgång och resultat i det långa loppet.