Dra in en medarbetare – släpp ut en medskapare
I dessa digitala tider vill jag slå ett analogt slag för en mycket viktig metod för dig som chef att göra dig till ledare- medarbetarsamtalet.
Tyvärr har vi hamnat i en debatt och klimat som förespråkar digitala uppföljningar av arbetsmiljö, verksamhetsresultat, organisationsförändringar och en mängd andra frågor genom att trycka och tycka på mobiler, paddor, datorer och email. Gärna så ofta som möjligt och så fort som möjligt- inte olikt Elgiganten, Coop och andra affärer- där vi ska tycka till om kundbemötande, leverantörer, service, chefer och kollegor.
Men nu är det så att vi människor inte alltid tycker till rationellt, utan till och med kan svara utifrån känslor och inte logik när vi tycker till. Så även i vårt förhållande till organisation och företag där vi jobbar- samt inte minst våra kollegor.
Medarbetarsamtalet har fått en negativ stämpel i många företag pga att det inte helt sällan används på ett inte utvecklande sätt. Vi låser det vid obligatoriska årssamtal eller någon annan intervall, läser pliktskyldigast innantill ur ett stelt manus och noterar svävande ointresserade svar – som vi kanske lägger i en mapp eller postar i internposten till HR avdelningen. Och bockar av det hela i en tråkig excel lista. Känner du igen kanske?
Då ska jag påvisa vilket kraftfullt verktyg detta verkligen är med nedanstående råd
1 Gör research på din medarbetare du ska ha samtalet med
Denna punkt är viktig utifrån förberedelser för dig själv av samtalet. Hur ser det ut i en personlig mapp eller annan dokumentation eller finns inget alls att tillgå, vad sägs och säg inte om den du ska prata med osv
2 Avsätt gott om tid
Ta och blockera din kalender, stäng av mobil och dator, se till att sitta ostört. Ha bara fokus på den du ska tala med.
3 Dokumentera och notera
Ha papper och penna med dig, eller ifall det finns ett standardformulär inom företaget så använd detta när du känner för detta. Använd oavsett dokumentet som stöd för ditt samtal – gå gärna fram och tillbaka utifrån hur du vill styra samtalet. Om du vill fördjupa en fråga, bläddra tillbaka och se om du har en återkoppling där eller tidigare notation. Skriv för hand när du summerar en punkt för att markera att du just sätter punkt där. Eller om du ska göra tillägg- gå tillbaka och skriv till något där det behövs, men tala om för vederbörande vad du antecknar.
4 Styr samtalet från början till slut
Börja samtalet med att fråga din medarbetare- vem är X? Låt sedan den andre prata medan du styr samtalet med frågor. Gå vidare när du känner för detta eller att du känner att samtalet trampar vatten, gå heller tillbaka igen. Lägg inte ord i munnen, utan ställ om frågan på ett annat sätt- och låt den andre få prata till punkt och komma med slutsatser. När du känner att du fått samtalet dit du vill, kan du med fördel komma med ett påstående kring vad den andre har sagt – och hellre backa kring hur du uppfattade den andre. Men bekräfta vad den andre andre har sagt.
5 Beskriv observationer av beteenden
Tala om för den andre när den har svarat hur du ser på dennes beteenden utifrån dina observationer. Fråga sedan utifrån konkreta exempel hur denne kände, tänkte och tyckte när den gjorde som den gjorde. Låt den andre få tid att känna efter och få reflektera kring hur du har sett på vad denne har gjort och även inte har gjort. Fråga om den andre kan göra på andra sätt och locka fram förslag på beteenden som den andre kan ta till sig för att börja med.
6 Fortsättning
Avsluta samtalet med att sammanfatta samtalet ni har haft och helt enkelt tacka för tiden den andre lade ner på samtalet.
Om du använder punkterna ovan och låter din nyfikenhet styra kan jag lova dig att det inte blir en bortkastad tid du lägger på att göra din medarbetare till en medskapare.
När jag för ett tag sedan genomförde egna medarbetarsamtal fick jag som respons från en person- ”jag har aldrig haft ett sådant här samtal förut, du har ju sett saker och sidor hos mig som jag själv aldrig har sett”