För ett tag sedan skrev jag om informationslavinen som grasserar inom våra organisationer och företag. Där top down versionen av informationsspridning i tron att det är kommunikation dränker främst första linjens och mellan chefer i oändliga mängder mail. Idag skall jag ta upp det omvända problemet som jag benämner digital gisslan.
Detta fenomen kan uppstå på många sätt, men jag nöjer mig att generalisera till två fall. Idet första fallet är det förhållandet till chefens chef. Jag har stött på detta i ett oräkneligt antal fall, men jag stör mig lika mycket varje gång det händer. En underställd skriver ett mail till sin närmaste chef gällande ett problem eller uppgift som kan vara något diffus eller otydlig och samtidigt lägga in chefens chef i mailets mottagare. Då inträffar något intressant gällande hierarkin, då den i det närmaste kortsluts. Det uppstår en gisslansituation som leder till att fler mail eskalerar och triviala problem förstoras genom den inte information som kan läsas in mellan raderna – eller oftast inte. Men i den upplevda brådskan så kan tonläget inte ofta bli högt samt att produktiv tid för 3 st instanser blir lidande för detta enskilda problem. Betänk då effekten av multipla snarlika problem inom organisationen.
Om det förhåller sig så att en underställd har problem med sin närmaste chef, måste den ta upp detta bekymmer med individen ifråga. Om de två individerna inte kan komma till en lösning ifråga och den underställde står på sig om främst förtroende frågan gentemot den andra- ser jag det som ett nödvändigt ont att den underställde då går till chefens chef. Det är trots allt den som svarar för sin närmaste underställd. Då får den lyssna till problemet från den underställde och vad som egentligen är orsaken- inte ofta.
I detta fall är mitt ledarskapsmässiga råd att den högre chefen tillbaka visar individen med att den ska reda ut saken med sin närmaste chef, men noga lyssnar på vad som sägs- och inte sägs. När sedan chefens chef har samtal tex utvecklingssamtal med sin DUC är detta ett bra fall att lyfta upp kring hur denne löser sin uppgift som just chef och ledare.
Organisationer där detta gisslantagande förekommer behöver jobba mer med såväl sin målstyrning ut i främst a linjerna samt sin kommunikation för att komma ifrån detta onödiga och triviala mailande och ifrågasättande som urholkar ledarskapet i organisationen. Tänk också på att en rebell och haverist beter sig på samma sätt oavsett ursprung och att det är först med facit i hand dessa kan skiljas åt.
Det andra exemplet är ett snarlikt fall men uppstår inte sällan då ursprunget kommer från ett angränsande avdelning, specialfunktion på huvudkontor, account managers eller liknande. Jag har fallit i denna fälla mer än en gång, då det är svårt att upptäcka omfattningen direkt. Kan vara att ett kvalitetsproblem uppstår i gränslandet/ processöverlämningen mellan ditt område och något annat. Detta problem kanske syns som ett totalt kvalitetsbekymmer för dig i mängden, men för specialisten för kunden som drabbas i synnerhet blir detta överväldigande. Denne kan då skicka ett panik alarm mail inom organisationen till chefer högt och lågt och du står med på sändlistan längst ner och pekas ut såsom den ansvarige för problemet- eller inte, för det kan vara i svepande generella drag men ex kundstatistik pekar ut ditt område. Som svar på detta ska du inte trycka på svara alla och att du visst jobba på detta problem, men att andra också behöver få ihop sin verksamhet för att processerna ska haka i varandra – och så är drevet igång och mailen haglar hit och dit med en allt hätskare ton varje gång. Blamegamet är igång.
För att komma tillrätta med detta föreslår jag följande.
Svara specialisten med ett enskilt mail om att få till ett möte där denne redovisar sitt underlag för dig. Du går till din chef (som med alls säkerhet stod med på sändlistan från början) och går igenom problemet – har du redan en lösning färdig redovisar du denna och sätter igång. Mer ska inte behövas – utan fokus ska ligga på att hitta en lösning som leder mot målbilden. Givetvis kan du också som svar på det första alarm mailet svara genom att skicka en outlook mötesinbjudan till just de som du identifierat som spelare för att lösa detta och sedan löser situationen på mötet.
Lösningar på problem sker inte digitalt- utan analogt.
